Inventar

1. Übersicht

In vielen Betrieben hängt die Durchführbarkeit eines Termins nicht nur von der Zeit des Mitarbeiters ab, sondern auch von physischen Ressourcen. Das können spezielle Behandlungsräume (z. B. "Raum A"), technische Geräte (z. B. "Lasergerät X") oder Leihgegenstände (z. B. "E-Bike") sein.

Unter dem Menüpunkt Inventar legen Sie diese Ressourcen an und definieren deren Verfügbarkeit.

Zentrale Vorteile:

• Vermeidung von Überbuchungen: Das System prüft bei jeder Buchung, ob das benötigte Inventar zum gewählten Zeitpunkt noch verfügbar ist.
• Intelligente Verknüpfung: Inventar kann fest an bestimmte Dienstleistungen gekoppelt werden.
• Eigenständige Buchbarkeit: Sie können Inventar auch unabhängig von Mitarbeitern zur direkten Online-Miete anbieten.

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2. Inventar anlegen

Um ein neues Inventar aufzunehmen, klicken Sie auf Inventar erstellen. Das Formular ist in folgende Bereiche gegliedert:

Basisdaten & Medien

• Name: Eine eindeutige Bezeichnung (z. B. "Meetingraum Berlin" oder "Kamera-Set 1").
• Beschreibung: Details zur Ressource. Wird das Inventar direkt online angeboten, dient dies als Beschreibung für den Kunden.
• Bild & Anhänge: Laden Sie ein Foto hoch, damit Kunden oder Mitarbeiter sofort wissen, um welche Ressource es geht. Auch Bedienungsanleitungen können hier als Anhang hinterlegt werden.

Verfügbarkeit & Zuweisung

• Inventar Anzahl: Dies ist ein entscheidendes Feld. Tragen Sie hier ein, wie oft diese exakte Ressource gleichzeitig zur Verfügung steht (z. B. 1 für einen spezifischen Raum, oder 5 wenn Sie fünf identische Leih-Laptops haben).
• Standort: Falls Sie mehrere Filialen haben, weisen Sie das Inventar einem konkreten Standort zu.

Buchungslogik

• Aktiv / Inaktiv: Schalten Sie ein Inventar komplett ab, wenn es dauerhaft nicht zur Verfügung steht.
• Online buchbar: Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn Kunden diese Ressource eigenständig über Ihre Buchungsseite mieten/buchen können (ohne einen Mitarbeitertermin).
• Dienstleistungen (Verknüpfung): Hier wählen Sie aus, für welche Dienstleistungen dieses Inventar zwingend erforderlich ist.
  • Beispiel: Wenn Sie die Leistung "Laser-Behandlung" mit dem Inventar "Lasergerät" verknüpfen, kann ein Kunde den Termin nur dann buchen, wenn der Mitarbeiter und das Gerät zeitgleich frei sind.

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3. Inventar im Alltag verwalten

Inventar-Termine

Wenn Sie ein Inventar manuell für einen Kunden blockieren möchten (z. B. bei einer telefonischen Reservierung), können Sie im Kalender einen separaten Inventar Termin erstellen. Dieser verhält sich wie ein normaler Termin, reserviert aber ausschließlich die Ressource.

Blocker für Ausfälle & Wartung

Ressourcen können ausfallen oder gewartet werden. Damit in dieser Zeit keine Fehlbuchungen entstehen:

1. Öffnen Sie den Kalender.
2. Wählen Sie Inventar Blocker erstellen.
3. Geben Sie den Zeitraum und das betroffene Inventar an. Das System reduziert für diesen Zeitraum automatisch die verfügbare Kapazität im Hintergrund.

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4. Tipps zur Fehlerbehebung