Kernkonzepte von BookASlot

1. Dienstleistungen

Die Dienstleistung ist das zentrale Element in BookASlot. Sie definiert, was Ihr Kunde bucht (Dauer, Preis, Kategorie). Wir unterscheiden dabei zwei Varianten, wie die Buchung im Online Kalender verarbeitet wird:

A. Dienstleistungen mit Mitarbeiterwahl

Dies ist der klassische Fall für personenbezogene Services (z. B. Friseur, Therapie, Personal Training).

• Funktionsweise: Der Kunde wählt beim Termine vereinbaren gezielt eine Person aus (z. B. "Haarschnitt bei Frau Müller").
• Buchung: Der Termin landet direkt im Kalender des gewählten Mitarbeiters und blockiert dessen Zeit.

B. Dienstleistungen ohne Mitarbeiterwahl (Interne Zuweisung)

Diese Option nutzen Sie für Services, bei denen dem Kunden die ausführende Person nicht wichtig ist oder Sie die Auslastung intern steuern möchten (z. B. "Blutabnahme", "Standard-Reparatur", "Beratungsgespräch").

• Funktionsweise: Der Kunde wählt beim Online Termine buchen nur die Dienstleistung und den Zeitpunkt. Es wird kein Mitarbeiter abgefragt.
• Prozess: Das System nimmt die Buchung entgegen und prüft die generelle Kapazität. Die Buchung erscheint zunächst als "Nicht zugewiesen" im System.
• Wichtig: Sie müssen diesen Termin nach dem Eingang manuell einem Mitarbeiter zuweisen, damit er im Dienstplan (Ansicht "Kalender") der entsprechenden Person erscheint und bearbeitet werden kann.

2. Mitarbeiter

Im Bereich "Mitarbeiter" verwalten Sie Ihr Team. Für jeden Mitarbeiter wird ein individuelles Profil erstellt.

• Kompetenzen: Sie legen fest, wer welche Dienstleistungen erbringen kann. Dies ist entscheidend für die Verfügbarkeitsprüfung.
• Verfügbarkeit: Die hinterlegten Arbeitszeiten bestimmen, wann Termine möglich sind.

3. Kurse

Während Dienstleistungen meist 1:1-Termine sind, ermöglichen Kurse die Buchung von Gruppenveranstaltungen zu festen Zeiten.

• Prinzip: Ein Termin, mehrere Teilnehmer (z. B. "Yoga am Donnerstag, 18:00 Uhr").
• Buchung: Kunden können sich so lange einbuchen, bis die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist. Dies ist ideal für Workshops oder Schulungen, die Sie über die Online Terminbuchung anbieten.

4. Inventar

Das Modul Inventar erlaubt es Ihnen, physische Gegenstände oder Räume zu verwalten und buchbar zu machen.

• Verwendung: Inventar kann entweder direkt von Kunden gebucht werden (Vermietung, z. B. "Transporter für 2 Stunden") oder als Ressource für eine Dienstleistung dienen.
• Konfliktvermeidung: BookASlot stellt sicher, dass ein Inventar-Gegenstand nicht doppelt vergeben wird. Wenn der "Transporter" verbucht ist, kann kein anderer Kunde zur gleichen Zeit einen Termin dafür vereinbaren.

5. Standorte

Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Orten tätig ist, können Sie verschiedene Filialen oder Standorte anlegen.

• Trennung: Mitarbeiter und Inventar werden festen Standorten zugeordnet.
• Kundensicht: Der Kunde entscheidet sich vor dem Online Termine buchen für einen Standort und sieht nur die dort verfügbaren Angebote und Zeiten.

6. Buchungskalender

Der Buchungskalender definiert die globalen Spielregeln für Ihre Terminbuchungen. Hier legen Sie fest, wie und wann Kunden überhaupt buchen dürfen.

• Termintaktung: Bestimmt das Raster, in dem Termine im Online-Kalender angezeigt werden (z. B. alle 15, 30 oder 60 Minuten).
• Vorschauzeitraum: Legt fest, wie weit im Voraus Ihre Kunden Termine buchen können (z. B. "Termine sind maximal 60 Tage im Voraus buchbar").
• Stornierungsfrist: Hier legen Sie fest, bis wie viele Stunden vor Terminbeginn eine kostenlose Stornierung durch den Kunden möglich ist.
• Benutzerdefinierte Felder: Fragen Sie weitere Informationen bei der Buchung direkt ab zusätzlich zu den Standardfeldern
• Farbe und Design: Passen Sie den Buchungskalender komplett an Ihr Unternehmensbranding an

Zusammenfassung des Workflows

Das Zusammenspiel garantiert maximale Flexibilität:

• Kunde bucht: Wählt Service (mit oder ohne Person), Kurs oder Inventar.
• System prüft: Sind Mitarbeiter/Räume am gewählten Standort verfügbar?
• Reservierung: Der Slot wird geblockt.
• Zuweisung (falls nötig): Bei Dienstleistungen ohne Mitarbeiterwahl weisen Sie den Termin intern der passenden Person zu.

Mit diesen Konzepten bilden Sie Ihre Betriebsabläufe präzise ab und bieten Ihren Kunden einen modernen Online Kalender zur Selbstverwaltung.