Buchungsanfragen

In Bookaslot haben Sie die Möglichkeit, Leistungen so zu konfigurieren, dass sie nicht sofort fest gebucht, sondern zunächst nur angefragt werden. Diese Anfragen blockieren den gewünschten Zeitraum im Kalender, müssen aber anschließend durch einen Mitarbeiter geprüft und explizit bestätigt werden.

Einrichtung

Damit eine Buchung als Anfrage im System eingeht, muss die entsprechende Funktion in den Einstellungen der jeweiligen Leistung aktiviert werden:

1. Navigieren Sie zu Leistungen.
2. Wählen Sie die gewünschte Leistung aus oder erstellen Sie eine neue.
3. Aktivieren Sie den Schalter Buchung muss bestätigt werden.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Ab sofort werden Buchungen für diese Leistung nicht mehr direkt als aktiver Termin eingetragen, sondern erhalten den Status "Ausstehend".

Ablauf einer Anfrage

1. Eingang der Anfrage

Sobald ein Kunde diese Leistung bucht, passiert Folgendes:

• Der Termin wird im System blockiert, ist aber noch nicht verbindlich.
• Benachrichtigung: Alle zuständigen Mitarbeiter erhalten (sofern aktiviert) eine Push-Nachricht und eine E-Mail über die neue Buchungsanfrage.
• Die Anfrage erscheint prominent auf dem Dashboard.

2. Verwaltung im Dashboard

Auf Ihrem Dashboard finden Sie die Karte Offene Buchungsanfragen. Hier sehen Sie alle offenen Anfragen übersichtlich aufgelistet mit Datum, Leistung und Kunde.

In der Spalte "Aktionen" haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Bestätigen (Häkchen-Symbol): Die Anfrage wird akzeptiert und in einen regulären Termin umgewandelt. Der Kunde erhält automatisch eine Buchungsbestätigung per E-Mail.

• Ablehnen (Kreuz-Symbol): Die Anfrage wird storniert. Der Slot im Kalender wird wieder freigegeben und der Kunde erhält automatisch eine Absage per E-Mail.

Nach der Bestätigung

Mitarbeiter-Zuweisung

Je nach Konfiguration Ihrer Leistung kann es sein, dass eine bestätigte Anfrage noch keinem spezifischen Mitarbeiter zugeteilt ist. In diesem Fall taucht der Termin auf Ihrem Dashboard in der Karte Nicht zugewiesene Termine auf. Sie können den Termin dort über das Dropdown-Menü direkt einem verfügbaren Teammitglied zuweisen.

E-Mail-Texte anpassen

Die E-Mails, die Ihre Kunden bei einer Zu- oder Absage erhalten, sind standardisiert, können aber an das Design und die Tonalität Ihres Unternehmens angepasst werden. Navigieren Sie dazu in die Vorlagenverwaltung und bearbeiten Sie die Vorlagen für Buchungsbestätigung und Buchungsstornierung.

Fehlerbehebung: Keine Push-Nachrichten?

Wenn Sie die Funktion aktiviert haben, aber keine Benachrichtigungen bei neuen Buchungsanfragen auf Ihrem Gerät erhalten, blockiert Ihr Browser möglicherweise den Push-Dienst:

• Generell: Stellen Sie sicher, dass Sie der Bookaslot-App die Berechtigung für Benachrichtigungen in den Browser-Einstellungen erteilt haben.
• Für Nutzer von Brave oder Arc: Datenschutzorientierte Browser blockieren die benötigten Google-Dienste oft standardmäßig. Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Browsers, navigieren Sie zu Datenschutz & Sicherheit und aktivieren Sie die Option zur Verwendung von Google-Diensten für Push-Nachrichten.